2. Een checklist toevoegen, toewijzen en verwijderen

Een checklist is onderdeel van een workflow en moet vervolledigd worden om de workflow op 100% te krijgen. Enkel admins kunnen checklists maken, meer informatie hierover vindt u terug in het volgende artikel. Echter kan de opgemaakte checklist door elke gebruiker toegevoegd worden in een specifiek dossier om effectief te gebruiken. 

Een checklist toevoegen

Er zijn twee manieren om een checklist toe te voegen:

1° op kantoorniveau door de admin user

De key user kan beslissen om de checklist standaard, al dan niet automatisch, toe te voegen aan een specifieke workflow. 
Daarvoor worden volgende stappen gevolgd:

1. Ga naar Sjablonen en open de workflow waar je de checklist aan wil toevoegen

2. Onderaan de pagina zie je deze sectie:

3. Selecteer de checklist(s) die je wil toevoegen aan deze workflow

Als je 'auto-add' selecteert, zal deze checklist automatisch worden toegevoegd aan een dossier waar je deze workflow gebruikt. Dit wordt niet toegevoegd aan 'historische' periodes, maar enkel in de periode waarin je op dat moment werkt, zodat de 100% verwerking van de workflow niet aangetast wordt.

Indien je auto-add niet aanduidt zal de checklist niet automatisch toegevoegd worden, maar wel beschikbaar zijn om achteraf toe te voegen, zie verder in optie 2°.

2° op dossierniveau

Als de key user niet instelt om een checklist automatisch in alle periodes van een bepaalde workflow toe te voegen, dan is het aan de gebruiker om deze manueel in de gewenste periode toe te voegen.

Hiervoor moet je in het dossier naar de workflow gaan, en vervolgens klikken op Acties -> voeg checklist toe klikken

Een pop-up met een lijst van de beschikbare checklists zal verschijnen.

Je zal de toegevoegde checklists zien staan in het werkdossier

Let op! Via de workflow op kantoorniveau wordt bepaald bij welke workflow de betreffende checklist hoort. Als dit niet is ingesteld, dan zal de checklist automatisch aan jullie "default" (=standaard) workflow worden toegevoegd. 
Als u bv. een fiscale checklist maakt en deze specifiek in de workflow "vennootschapsbelasting" wenst toe te voegen, dan moet de key user dit voordefiniëren zoals in optie 1 uitgelegd. 

Een checklist toewijzen

Je kan een check toewijzen aan een bepaalde gebruiker, wat betekent dat enkel die gebruiker de checks kan afvinken.

Open de checklist en klik op 'gebruiker toewijzen':

Als je dit wil wijzigen, kan je op de 'x' naast de naam van de bestaande gebruiker klikken om deze te verwijderen.

Als een checklist automatisch wordt toegewezen door de instelling op kantoorniveau, dan zal de checklist standaard toegewezen staan aan "any". Dat wil zeggen dat iedereen (samen) de checklist kan afvinken. Bij elke check die afgevinkt wordt, zal er dan vermeld staan welke gebruiker dit gedaan heeft.

Als een checklist manueel wordt toegevoegd zal automatisch de persoon die de checklist toevoegde toegewezen staan om alle checks af te vinken. Uiteraard kan u dit dan wijzigen naar de gebruiker "any" als u het mogelijk wenst te maken dat iedereen de checks kan afvinken. 

Een checklist verwijderen

Als je een checklist die actief staat op een dossier wil verwijderen, open je de checklist in de periode waar je deze wenst te verwijderen.

Hier zie je aan de rechterkant de knop 'Acties'. Als je hierop klikt zie je de keuzemogelijkheid 'Checklist verwijderen'. 

Meer weten over checklists, bekijk dan ook onze masterclass.

Still need help? Contact Us Contact Us