Een periode vergrendelen in Silverfin

Als gebruiker kan je een periode vergrendelen in Silverfin zodra je deze hebt afgewerkt. 


Hoe vergrendel ik een periode?

In het dossier overzicht, klik op 'Acties' en dan op 'vergrendel':


Hoe ontgrendel ik een periode?

Dit kan je ook doen in het dossier overzicht:


Wat doet dit precies? 

1) Het vergrendelt de versie van de toelichting die in gebruik is

Hierdoor wordt voorkomen dat updates doorstromen naar toelichtingen en rekeningsjablonen binnen de vergrendelde periode. Hoewel updates er niet voor zorgen dat uw werkdocumenten niet meer met elkaar in overeenstemming zijn (maak u geen zorgen!), creëert de update misschien een paar extra velden en zijn deze nu niet compleet in de voorgaande periode. Kortom, je hebt het werk in het verleden gedaan, dus waarom zou je het veranderen als dat niet nodig is :)

2) Het vergrendelt aanpassingen van de toelichtingen

Dit betekent dat de gegevens die vóór het vergrendelen in de sjabloon zijn ingevoerd, niet kunnen worden gewijzigd (tenzij de sjabloon is ontgrendeld).


Wat doet dit niet?

Dit stopt de synchronisatie niet. Als er wijzigingen worden aangebracht in het onderliggende boekhoudsysteem, zullen gegevens nog steeds doorlopen naar de geblokkeerde periode.
Dit is bewust, aangezien u nog steeds op de hoogte moet worden gebracht wanneer gegevens zijn gewijzigd en uw workflow onvolledig is.

Goed om te weten!
Het vergrendelen en ontgrendelen van een periode zijn acties die in de Audit log worden geregistreerd en kunnen dus dienen als middel voor controle. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat een dossier is verplaatst van 100% compleet toen u het voor het laatst gebruikte, naar plotseling 85% compleet. Was dit het gevolg van gebruikersactie of bijgewerkte gegevens die door de synchronisatie kwamen ... controleer het logboek en kom er snel achter!


Hoe kan je dit best gebruiken?
1) Een gebruiker heeft een periode voltooid in Silverfin (de workflow staat op 100%).
2) Een manager en/of partner beoordeelt het werk in Silverfin en vergrendelt de periode.
3) Aan het begin van de volgende periode (maand / kwartaal / jaar) controleert de gebruiker als eerste aanspreekpunt de laatste periode om te zien of het voltooiingspercentage is gedaald. Als het is afgenomen tot minder dan 100%, kan de gebruiker de hoofdoorzaak hiervan onderzoeken door de Audit log te controleren.
Let op: het bovenstaande dient als voorbeeld. U kunt een periode vergrendelen / ontgrendelen wanneer dat nodig is, in overeenstemming met de interne processen van uw bedrijf.

Still need help? Contact Us Contact Us