De pulse: instellingen van A tot Z

De pulse is een uitgebreid communicatieplatform om jouw klanten (maar evenzeer revisor, financiële instelling of andere belanghebbenden) te betrekken bij hun financiële data. Communicatie met de klant staat hier centraal en brengt meerdere mogelijkheden met zich mee:

  • Formules
  • Nuttige links
  • Opladen en delen van documenten
  • Delen van rapporten
  • Mijn inbox

Instellingen op kantoorniveau

Enkele van deze instellingen zijn op kantoorniveau te bepalen door de admin users. Hiervoor klikt u op kantoorniveau op de "pulse".

Het eerste dat u daar ziet zijn de "Pulse sjablonen". Standaard is er een "default" actief, maar dat kan je aanpassen. Je kan er ook voor kiezen om per klantengroep (of klant) een verschillend Pulse sjabloon aan te maken. 
Met de pulse sjablonen kan u dus een onderscheid maken in de weer te geven informatie per type klant uit uw omgeving. 

In een Pulse sjabloon kan je daarvoor drie blokken instellen: formules, links en upload folders.

1. Pulse formules

Centraal op het klanten portaal worden één of meerdere cijfers getoond. Deze formules kan je (admin user) zelf bepalen. Dit doe je door eerst een formule te definiëren. Het definiëren van formules wordt op dezelfde manier bepaald als in de rapporten. Deze tags definieer je zelf en zijn gebaseerd op account ranges, bv. #60__64 bevat alle rekeningen van 60 t.e.m. 64.
Neem ook een kijkje in het rapport sjabloon 'financiële analyse' om andere voorbeelden te bekijken.

2. Nuttige links

Je kan bepaalde handige links met jouw klant delen. Zo kan er eenvoudig genavigeerd worden tussen verschillende websites en/of andere software. Nuttige links stel je in door een volledige URL in te geven.

3.Documenten opladen

Je kan ook de structuur van de mappen bepalen waarin jouw klanten hun documenten inladen bij Pulse upload mappen.  Als de klant beslist om een document in te laden dan kan hij/zij heel gemakkelijk de juiste map selecteren.

Titel: Dit is de benaming wat een gebruiker ziet in de Pulse.
Pad: De plaats waar documenten worden opgeslagen binnen jouw mappenstructuur. Je kan meerdere submappen aanmaken onder 'Documenten'.  

Door gebruik te maken van een ' / ' kan je verwijzen naar een bepaalde folder. Bv. submap 'verkoopfacturen' onder de map 'klanten_upload'.  
Let wel op, dit is hoofdlettergevoelig. 

Dit is dan het resultaat die je klant te zien krijgt. 

Instellingen in een specifiek dossier

Openzetten van de periode

Standaard staan de periodes nog niet open voor de klant.
Dit kan u zien aan het oogje met een streep door naast de periode:

Door te klikken op "acties" en dan "maak publiek" zet u de cijfers t.e.m. deze periode open.

Delen van rapporten

Van zodra een rapport publiek is in een dossier, is dit rapport zichtbaar in de Pulse. 
Het publiek zetten van een rapport loopt gelijkaardig als het openzetten van een periode. 
U gaat hiervoor naar het betreffende rapport in het betreffende dossier en klikt op "acties" en vervolgens "maak publiek". 

Een klant kan doorklikken op een grootboek of een gepubliceerd rapport, hij/zij kan niets bewerken. Het is ook mogelijk om een bericht toe te voegen op grootboeklijnniveau om meer informatie te geven bij bepaalde rekeningen. Deze zijn dan zichtbaar in de lijst van notitie's of via het tekst ballonetje dat zichtbaar is in het rapport. 
Meer informatie over communicatie vindt u door op de volgende link te klikken. 

Zoals in de masterclass over interactief rapporteren vermeld wordt, kan u ook default uitleg aan bepaalde rekeningen koppelen. 

De periode kolommen die de klant in het rapport te zien krijgt, hangt dus van twee instellingen af:

  1. Is de periode opengezet?
  2. Hoe zijn de periode sets in het rapport gedefinieerd? Meer info over hoe dit te definiëren vindt u in de online workshop rapporten.

Mijn Inbox

Via mijn inbox krijgt de klant een overzicht van alle notitie's en to do's waarin hij expliciet met de @ vermeld is in een dossier. 

Door op mijn inbox te drukken kan je heel makkelijk en efficient nieuwe berichten uitsturen.  

Let opl!

Zorg ervoor dat er per dossier minimaal 1 volger is. Zonder volger zal de pulse gebruiker GEEN berichten kunnen plaatsen. Hij krijgt in plaats daarvan een waarschuwingsbericht zien.

Wenst u het gebruik van de pulse in de praktijk te zien? Bekijk dan volgende masterclass

Still need help? Contact Us Contact Us