Jaarrekening van A tot Z

Indien je de module voor de eerste keer wenst te gebruiken in een dossier, moet je eerst de workflow “jaarrekening” toevoegen.
Je doet dit door op de startpagina van jouw dossier op “voeg workflow toe” te klikken. Eenmaal de workflow is toegevoegd, kan je aan de slag gaan. 

Je klikt door op de workflow en komt in het volgende werkscherm terecht.

Uiteraard zal het niet de bedoeling zijn dat je vanuit dit werkscherm elke template moet aanklikken om individueel in te vullen. 
Voor het efficiënt invullen van de module zal je vertrekken vanuit de template “identificatiegegevens” en van daaruit zal je vlot kunnen doorklikken naar de andere templates/onderdelen van de jaarrekening. 

Om te starten klik je op de template “identificatiegegevens”. 

Alvorens je kan starten met het opstellen van de jaarrekening, moet je uiteraard het model bepalen. Dit is dan ook de eerste stap van de template. Vanaf het boekjaar 2022 zal Silverfin het model voorstellen op basis van de criteria van het bedrijf. 

Op basis van de gegevens aanwezig in Silverfin wordt er via de informatietag een voorstel gedaan. 

Vul ook de "extra criteria" in om zeker het correcte model voorgesteld te krijgen.

In Silverfin is het balanstotaal en de omzet reeds aanwezig (door de synchronisatie of manuele upload). De gegevens m.b.t. het personeelsbestand werden nog niet ingegeven. 

Als je wenst dat Silverfin met dit criteria rekening houdt, moet je dit nog ingeven.
Silverfin kijkt hiervoor naar de ingevulde gegevens in het onderdeel "sociale balans". 
Dat wil zeggen als je de sociale balans (onderdeel van de jaarrekening) invult, er ook met dit derde criteria rekening gehouden zal worden.
Op de lijn "personeelsbestand" staan de waarden in het blauw. Via elke blauw-gekleurde lijn zal je kunnen navigeren naar de betreffende template. 
Als je hierop klikt, kom je dus in de template "sociale balans". Om terug te navigeren (na het invullen van de sociale balans) kan je gebruik maken van volgende balk:

Deze balk laat toe om vanuit één onderdeel in de jaarrekening vlot te navigeren naar een ander onderdeel.
Daarnaast kan je ook gebruik maken van de pijltjes bovenaan om naar de vorige of volgende template te navigeren:

Of onderaan elke template door op volgende of vorige te klikken:

Je merkt daar ook de knop "top" op. Hiermee kan je snel naar het startpunt van de betreffende template navigeren. 

Eenmaal het juiste schema geselecteerd, kan je van start gaan met het verder vervolledigen van de jaarrekening. 
Elke template is één onderdeel van de jaarrekening. Door template per template te doorlopen (via bovenstaande omschreven navigatiemogelijkheden) zal je alle onderdelen in chronologische volgorde doorlopen. 

De eerste pagina van de jaarrekening is dus de template "identificatiegegevens". De algemene gegevens zoals "adres" en "datum algemene vergadering" worden automatisch ingevuld.
De gegevens worden gevoed door de template "bedrijfsparameters". Indien de gegevens incorrect zijn, raden wij je aan dit te veranderen in de bron-template "bedrijfsparameters" zodat deze gegevens ook in andere onderdelen in Silverfin - bv. notulen algemene vergadering - correct staan. 

De datum van de oprichtingsakte werd nog nergens in Silverfin ingegeven en zal je hier bij het eerste gebruik manueel moeten ingeven. Uiteraard kunnen alle onderdelen van de jaarrekening zoals de templates in het werkdossier gekopieerd worden van het ene jaar naar het andere jaar. Op die manier moeten dergelijke gegevens de komende jaren niet opnieuw ingegeven worden.

De periode die de jaarrekening beslaat, haalt Silverfin uit de algemene instellingen van het dossier. Indien dit niet correct is, contacteer zeker onze support. Zij helpen je graag verder. 

Een laatste belangrijk onderdeel van de eerste pagina van de jaarrekening zijn de dienstige/niet-dienstige secties.

Bij het doorlopen en invullen van de jaarrekening zal u de toelichtingen die niet van toepassing zijn ontsterren (zoals in het werkdossier). Alle onderdelen die ontsterd worden, zullen automatisch bij de opsomming "niet-dienstig" komen te staan.

De te tekenen zaakvoerder komt door vanuit de bedrijfsparameters.

Nu de eerste pagina (=de eerste template) doorlopen is, navigeren we naar de volgende template en doorlopen we op die manier alle onderdelen.

Met betrekking tot de doorstroom van de gegevens uit het werkdossier zijn volgende connecties ingebouwd:
- "Lijst van de bestuurders, zaakvoerders en commissarissen" wordt aangevuld door de "bedrijfsparameters".
- "Activa / Passiva / Resultatenrekening / Resultaatverwerking" wordt automatisch ingevuld aan de hand van de boekhoudkundige gegevens aanwezig in het dossier in Silverfin.
   Boek steeds a.d.h.v. het MAR conforme rekeningstelsel om de bedragen in de juiste categorieën te verkrijgen. 

Het is nu ook mogelijk om bepaalde rekeningen toe te voegen via configuratie: Een aantal rekeningen die niet binnen de statutaire ranges vallen, kunnen automatisch gelinkt worden in de jaarrekening wanneer de range werd aangepast in configuratie:

    • Code NBB 490/491 → 495 Investering in tax shelter
      configuratie in checks en controle  (jr_controles_mic_vkt & jr_vol_controles): {% assign range_490_1 = "490,491,495" %}
    • Code NBB 492/493 → 497 Positieve wisselkoersverschillen en 498 Resultaat op uitgegeven, uitstaande opties
      configuratie in de template “Checks en controle” (jr_controles_mic_vkt & jr_vol_controles) : {% assign range_492_3 = "492,493,497,498" %}
      Let op, de configuratie dient zowel te gebeuren voor de MIC/VKT (jr_controles_mic_vkt) als voor de VOL (jr_vol_controles).

- "Immateriële/materiële/financiële vaste activa" kunnen automatisch ingevuld worden indien je gebruik maakt van de template "vaste activa" in het werkdossier.
- "Staat van de schulden" kan automatisch ingevuld worden indien je gebruik maakt van de template "leasingen en leningen" in het werkdossier.
- "Inlichtingen omtrent deelnemingen" wordt een deel automatisch ingevuld als je de rekening via de # koppelt op voorwaarde dat deze rekening verklaard wordt a.d.h.v. de rekening template "deelnemingen". 
- "Aandeelhoudersstructuur van de onderneming op de datum van de jaarafsluiting" wordt ingevuld door de bedrijfsparameters. 

Bij het invullen van de templates zal je ook verschillende info-tags terugvinden die je zullen helpen bij het correct invullen van de jaarrekening:

Daarnaast kan je bij de verschillende onderdelen rekeningen koppelen a.d.h.v. de #. Eenmaal een rekening gekoppeld, zal Silverfin dit ook onthouden bij het kopiëren van de details naar de volgende boekjaren. 

Een bijlage toevoegen kan a.d.h.v. het paperclip icoon dat in de betreffende toelichtingen vermeld staat.
Je moet hier een pdf document aanhangen. Als je de verslaggeving in Silverfin gebruikt, zal je dit eerst dienen te exporteren om vervolgens hieraan te koppelen. De reden is dat we hier het voorzichtigheidsprincipe hanteren. Je zal namelijk het verslag exporteren om door jouw klant te laten ondertekenen. Om er zeker van te zijn dat exact hetzelfde document met de jaarrekening wordt meegestuurd, moet je dit exportbestand hieraan koppelen. 

Manueel ingevulde gegevens zoals de waarderingsregels kunnen eenvoudig overgedragen worden naar het volgende boekjaar a.d.h.v. "kopieer details".
De waarderingsregels kan je invullen door een manuele tekst of het standaard formulier te vervolledigen.

De multi-language functionaliteit 

Voortaan zijn de vrije tekst-, beroep-, straat- en gemeentevelden (met uitzondering van de identificatiegegevens) binnen de jaarrekening templates meertalig invulbaar. 

Eerst kan je in de jaarrekening de vrije tekst-,beroep-, straat- en gemeentevelden in het Nederlands invullen. Selecteer je vervolgens Frans als taal van de jaarrekening op pagina 1 dan kan je de velden overschrijven met de Franse vertaling. Kies je daarna terug voor de Nederlandse taal op pagina 1 dan zal de Nederlandse input terug getoond worden. De taal is steeds gelinkt aan de taal van de jaarrekening. De taal waarin je als gebruiker werkt heeft hierop geen enkele impact. Deze keuze werd gemaakt om te voorkomen dat de jaarrekening per ongeluk in de verkeerde taal zou ingediend worden. 

Let op, aangezien Duits nog niet als gebruikerstaal beschikbaar is in Silverfin zal de input in de velden verdwijnen indien de jaarrekening eerst in het Duits wordt voorbereid en vervolgens in een andere taal. Als de jaarrekening in 2 talen wordt voorbereid waarvan één het Duits is, is het dus belangrijk eerst de andere taal voor te bereiden en vervolgens de meertalige velden aan te passen naar het Duits. 

Uiteraard zijn ook alle wettelijke en bijkomende controles, alsook de boekhoudkundige controles verwerkt in de module.
Indien een controle niet in orde is, zal de betreffende controle worden weergegeven onderaan de template waarop deze van toepassing is. 

Een overzicht van alle controles die dienen nagekeken te worden, vind je terug door op "checks" bovenaan elke template te klikken:

Een controle lees je als volgt:

Bovenaan de controle staat steeds vermeld op welke toelichting de controle betrekking heeft.

Vervolgens zie je de formule met een waarde links van het = teken en een waarde rechts.
Vervolgens wordt het resultaat van de waarde links, het resultaat van de waarde rechts en als laatste het verschil tussen beiden weergegeven. Daaronder volgt de uitleg in tekst die duidelijk maakt waar het verschil zich juist bevindt. 

Om de controle weg te werken moet het verschil op nul komen te staan. 
De waarden in de vergelijking refereren naar de codes van de jaarrekening. Je kan steeds op deze codes klikken en dan zal Silverfin automatisch navigeren naar het betreffende onderdeel van de jaarrekening. 

De laatste stap is het genereren van de xbrl.

Dit doe je door op de startpagina van het dossier op “acties” en vervolgens op “download data” te klikken.

Daar selecteer je dan:

De admins van jullie kantoor kunnen ook instellen om de xbrl te downloaden in de workflow van de jaarrekening zelf.
Als je dit op die manier instelt, dan ga je in de workflow naar acties en daar zie je de xbrl staan. Je hoeft dan niet terug te navigeren naar de startpagina van het dossier om daar op "acties" te klikken. 

Het instellen voor de admins gaat als volgt:
Je gaat naar de workflow op kantoorniveau en klikt hierop. Je scrollt naar onder en daar kan je de xbrl toevoegen:

Silverfin neemt, automatisch en enkel, alle toelichtingen op in de xbrl die een ster gekregen hebben.

Let op!  In de checks template werd een bijkomende sectie toegevoegd die aangeeft of er templates zijn die data bevatten maar niet gesterd zijn met een link naar de ongesterde template. Dit is een blokkerende controle welke moet aangepast worden om indiening bij de NBB mogelijk te maken. 

Stijlen 

Om een pdf van de jaarrekening te creëren, maak je het beste een stijl aan op kantoorniveau (te gebeuren door de admin users).
In de stijl selecteer je een blok "rekeningen" en duidt je vervolgens alle delen van de jaarrekening aan. 
Deze templates staan alfabetisch opgelijst, maar de pdf export zal automatisch de correcte volgorde bepalen en zal exact dezelfde lay-out hebben als de NBB. 

De jaarrekening kan voortaan ook in het Duits geëxporteerd worden in pdf (dit was reeds mogelijk voor de XBRL).

Om de Duitse versie van de Belgische jaarrekening te kunnen exporteren, moet de standaard exportstijl die je momenteel gebruikt/heeft gekopieerd worden en dienen volgende wijzigingen plaats te vinden in de sectie 'stijlinstellingen'/ 'instellingen voor stijlen':
  1. update de naam naar de naam van jouw keuze
  2. selecteer Duits in de vervolgkeuzelijst taal

Wanneer onderstaande taal nog niet beschikbaar is, dient de admin gebruiker deze taal eerst beschikbaar stellen. Dit kan via "advance instellingen" op kantoor niveau. Hier dien je dan bijkomend, volgende taal te gaan aanvinken:


in de sectie 'detailtekst' het vertaalgedeelte bijwerken zodat ook Duitse vertalingen zijn opgenomen

{% t= "Activa" fr:"Explication actif" en:"Assets" de:"Aktiva" %}
{% t= "Passiva" fr:"Explication passif" en:"Liabilities" de:"Passiva" %}
{% t= "Kosten" fr:"Frais" en:"Loss" de:"Aufwendungen" %}
{% t= "Opbrengsten" fr:"Produits" en:"Profit" de:"Erträge" %}
{% t= "Fiscale toelichting" fr:"Explication fiscale" en:"Extra reconciliations" de:"Fiskale Anhänge" %}

Met andere woorden dien je volgende code te vervangen, door de code hierboven

Soms komen de marge's van de pdf niet zoals gewenst te staan, bijvoorbeeld de datum van de algemene vergadering niet op één lijn.
Dit heeft te maken met de marge-instellingen van de export stijl.  Voor de jaarrekening dien je rekening te houden met volgende marges: 

1° lettergrootte
Het is belangrijk om de lettergrootte op 9 te zetten.
2° marges
De marge (zijkant en onderkant) moet op 1 staan.
3° Lettertype
Arial (NBB gebruikte lettertype), maar Calibri zal ook werken.
Meer informatie over de stijlen kan je bekijken in volgende masterclass

Still need help? Contact Us Contact Us