Jaarrekening van A tot Z

Indien u de module voor de eerste keer wenst te gebruiken in een dossier, moet u eerst de workflow “jaarrekening” toevoegen.
U doet dit door op de startpagina van uw dossier op “voeg workflow toe” te klikken.

Eenmaal de workflow is toegevoegd, kan u aan de slag gaan. 
U klikt door op de workflow en komt in het volgende werkscherm.

Uiteraard zal het niet de bedoeling zijn dat u vanuit dit werkscherm elke template moet aanklikken om individueel in te vullen. 
Voor het efficiënt invullen van de module zal u vertrekken vanuit de template “identificatiegegevens” en van daaruit zal u vlot kunnen doorklikken naar de andere templates/onderdelen van de jaarrekening. 

Om te starten klikt u op de template “identificatiegegevens”. 

Alvorens u kan starten met het opstellen van de jaarrekening, moet u uiteraard het model bepalen. Dit is dan ook de eerste stap van de template. 

Op basis van de gegevens aanwezig in Silverfin wordt er via de informatietag een voorstel gedaan. 

Vul ook de "extra criteria" in om zeker het correcte model voorgesteld te krijgen.
Let op! Enkel als u de jaarrekening op papier zal indienen, selecteert u de nieuwe modellen 2020. Als u via een xbrl de jaarrekening wenst in te dienen, duidt u dit niet aan! De overheid laat het op heden nog niet toe om via een xbrl de jaarrekening volgens de nieuwe modellen op te laden.

In Silverfin is het balanstotaal en de omzet reeds aanwezig (door de synchronisatie of manuele upload). De gegevens m.b.t. het personeelsbestand werden nog niet ingegeven. 

Als u wenst dat Silverfin met dit criteria rekening houdt, moet u dit nog ingeven.
Silverfin kijkt hiervoor naar de ingevulde gegevens in het onderdeel "sociale balans". 
Dat wil zeggen als u de sociale balans (onderdeel van de jaarrekening) invult, er ook met dit derde criteria rekening gehouden zal worden.
Op de lijn "personeelsbestand" staan de waarden in het blauw. Via elke blauw-gekleurde lijn zal u kunnen navigeren naar de betreffende template. 
Als u hierop klikt, komt u dus in de template "sociale balans". Om terug te navigeren (na het invullen van de sociale balans) kan u gebruik maken van volgende balk:

Deze balk laat u toe om vanuit één onderdeel in de jaarrekening vlot te navigeren naar een ander onderdeel.
Daarnaast kan u ook gebruik maken van de pijltjes bovenaan om naar de vorige of volgende template te navigeren:

Of onderaan elke template door op volgende of vorige te klikken:

U merkt daar ook de knop "top" op. Hiermee kan u snel naar het startpunt van de betreffende template navigeren. 

Eenmaal het juiste schema geselecteerd, kan u van start gaan met het verder vervolledigen van de jaarrekening. 
Elke template is één onderdeel van de jaarrekening. Door template per template te doorlopen (via bovenstaande omschreven navigatiemogelijkheden) zal u alle onderdelen in chronologische volgorde doorlopen. 

De eerste pagina van de jaarrekening is dus de template "identificatiegegevens". De algemene gegevens zoals "adres" en "datum algemene vergadering" worden automatisch ingevuld.
De gegevens worden gevoed door de template "bedrijfsparameters". Indien de gegevens incorrect zijn, raden wij u aan dit te veranderen in de brontemplate "bedrijfsparameters" zodat deze gegevens ook in andere onderdelen in Silverfin - bv. notulen algemene vergadering - correct staan. 

De datum van de oprichtingsakte werd nog nergens in Silverfin ingegeven en zal u hier bij het eerste gebruik manueel moeten ingeven. Uiteraard kunnen alle onderdelen van de jaarrekening zoals de templates in het werkdossier gekopieerd worden van het ene jaar naar het andere jaar. Op die manier moeten dergelijke gegevens de komende jaren niet opnieuw ingegeven worden.

De periode die de jaarrekening beslaat, haalt Silverfin uit de algemene instellingen van het dossier. Indien dit niet correct is, contacteer zeker onze support. Zij helpen u graag verder. 

Een laatste belangrijk onderdeel van de eerste pagina van de jaarrekening zijn de dienstige/niet-dienstige secties.
Bij het doorlopen en invullen van de jaarrekening zal u de toelichtingen die niet van toepassing zijn ontsterren (zoals in het werkdossier). Alle onderdelen die ontstert worden, zullen automatisch bij de opsomming "niet-dienstig" komen te staan.

De te tekenen zaakvoerder komt door vanuit de bedrijfsparameters.

Nu de eerste pagina (=de eerste template) doorlopen is, navigeren we naar de volgende template en doorlopen we op die manier alle onderdelen.

Met betrekking tot de doorstroom van de gegevens uit het werkdossier zijn volgende connecties ingebouwd:
- "Lijst van de bestuurders, zaakvoerders en commissarissen" wordt aangevuld door de "bedrijfsparameters".
- "Activa / Passiva / Resultatenrekening / Resultaatverwerking" wordt automatisch ingevuld aan de hand van de boekhoudkundige gegevens aanwezig in het dossier in Silverfin.
   Boek steeds a.d.h.v. het MAR conforme rekeningstelsel om de bedragen in de juiste categorieën te verkrijgen. 
- "Immateriële/materiële/financiële vaste activa" kunnen automatisch ingevuld worden indien u gebruik maakt van de template "vaste activa" in het werkdossier.
- "Staat van de schulden" kan automatisch ingevuld worden indien u gebruik maakt van de template "leasingen en leningen" in het werkdossier.
- "Inlichtingen omtrent deelnemingen" wordt een deel automatisch ingevuld als u de rekening via de # koppelt op voorwaarde dat deze rekening verklaard wordt a.d.h.v. de rekeningtemplate "deelnemingen". 
- "Aandeelhoudersstructuur van de onderneming op de datum van de jaarafsluiting" wordt ingevuld door de bedrijfsparameters. 

Bij het invullen van de templates zal u ook verschillende infotags terugvinden die u zullen helpen bij het correct invullen van de jaarrekening:

Daarnaast kan u bij de verschillende onderdelen rekeningen koppelen a.d.h.v. de #. Eenmaal een rekening gekoppeld, zal Silverfin dit ook onthouden bij het kopiëren van de details naar de volgende boekjaren. 

Een bijlage toevoegen kan a.d.h.v. het paperclip icoon dat in de betreffende toelichtingen vermeld staat.
U moet hier een pdf document aanhangen. Als u de verslaggeving in Silverfin gebruikt, zal u dit eerst dienen te exporteren om vervolgens hieraan te koppelen. De reden is dat we hier het voorzichtigheidsprincipe hanteren. U zal namelijk het verslag exporteren om door uw klant te laten ondertekenen. Om er zeker van te zijn dat exact hetzelfde document met de jaarrekening wordt meegestuurd, moet u dit exportbestand hieraan koppelen. 

Manueel ingevulde gegevens zoals de waarderingsregels kunnen eenvoudig overgedragen worden naar het volgende boekjaar a.d.h.v. "kopieer details".
De waarderingsregels kan u invullen door een manuele tekst of het standaard formulier te vervolledigen.
Let op! De taal waarin u de waarderingsregels invult, hangt af van de gekozen taal van de jaarrekening bij de identificatiegegevens. 

Uiteraard zijn ook alle wettelijke en bijkomende controles, alsook de boekhoudkundige controles verwerkt in de module.
Indien een controle niet in orde is, zal de betreffende controle worden weergegeven onderaan de template waarop deze van toepassing is. 

Een overzicht van alle controles die dienen nagekeken te worden, vindt u terug door op "checks" bovenaan elke template te klikken:

Een controle leest u als volgt:

Bovenaan de controle staat steeds vermeld op welke toelichting de controle betrekking heeft.
Vervolgens ziet u de formule met een waarde links van het = teken en een waarde rechts.
Vervolgens wordt het resultaat van de waarde links, het resultaat van de waarde rechts en als laatste het verschil tussen beiden weergegeven. 
Om de controle weg te werken moet het verschil op nul komen te staan. 
De waarden in de vergelijking refereren naar de codes van de jaarrekening. U kan steeds op deze codes klikken en dan zal Silverfin automatisch navigeren naar het betreffende onderdeel van de jaarrekening. 

De laatste stap is het genereren van de xbrl.


Dit doet u door op de startpagina van het dossier op “acties” en vervolgens op “download data” te klikken.

Daar selecteert u dan:

Silverfin neemt, automatisch en enkel, alle toelichtingen op in de xbrl die een ster gekregen hebben.

De admins van jullie kantoor kunnen ook instellen om de xbrl te downloaden in de workflow zelf.
Als u dit op die manier instelt, dan gaat u in de workflow naar acties en daar ziet u de xbrl staan. U hoeft dan niet terug te navigeren naar de startpagina van het dossier om daar op "acties" te klikken. 

Het instellen voor de admins gaat als volgt:
U gaat naar de workflow op kantoorniveau en klikt hierop. U scrollt naar onder en daar kan u de xbrl toevoegen:

Om een pdf van de jaarrekening te creëren, maakt u het beste een stijl aan op kantoorniveau (te gebeuren door de admin users).
In de stijl selecteert u een blok "rekeningen" en duidt u vervolgens alle delen van de jaarrekening aan
Deze templates staan alfabetisch opgelijst, maar de pdf export zal automatisch de correcte volgorde bepalen en zal exact dezelfde lay-out hebben als de NBB. 
Soms komen de marge's van de pdf niet zoals gewenst te staan, bijvoorbeeld de datum van de algemene vergadering niet op één lijn.
Dit heeft te maken met de marge-instellingen van de export stijl. 
Onze support kan snel een export stijl in jullie omgeving plaatsen die enkel de jaarrekening bevat en waarbij de instellingen van deze marges correct staan.
Contacteer hier gerust onze support voor. 

Still need help? Contact Us Contact Us